Анастасия Михалицина — Старший PR-менеджер
тел.: +7 (495) 748-05-75 | доб. 3053
E-mail: amikhalitsina@at-consulting.ru

Большой переезд: как «ВымпелКом» модернизировал ERP-систему

22 июля 2015 , CNews

«ВымпелКом» завершил один из самых крупных за последние несколько лет ИТ-проектов компании — модернизацию ERP-системы. Переход на новую версию Oracle E-Business Suite R12 был реализован специалистами AT Consulting. О том, почему, казалось бы, обычный проект внедрения новой версии стал таким особенным и масштабным для телеком-оператора, CNews рассказали директор по информационным технологиям «ВымпелКома» Владимир Савкин и директор блока ERP, партнер AT Consulting Дмитрий Потапов.

_______

CNews: Расскажите о реализованном проекте, какие у него были предпосылки?

Дмитрий Потапов:
— Для перехода была выбрана платформа Oracle E-Buisiness Suite R12. Сегодня она пронизывает множество бизнес-процессов компании Стоит отметить, что история отношений AT Consulting и «ВымпелКома» в части проекта ERP началась еще в 2004 году, когда мы впервые внедряли систему у оператора. Спустя 10 лет, за которые структура «ВымпелКома» серьезно трансформировалась, компания решила модернизировать существующее ИТ-решение и сформулировала четкие требования к нему.

Основная проблема заключалась в недостаточных возможностях прежней системы для формирования глубокой управленческой аналитики. В 2004 году система ERP внедрялась, скорее, как учетная, требования к ней тогда выдвигала бухгалтерия. По мере роста бизнеса компании, возникновения новых направлений «ВымпелКома» существующей функциональности системы оказалось недостаточно – нужно было вводить новую аналитику для управления бизнесом, а также проводить ряд других доработок. Компания больше не могла существовать в системе 2004 года, пережившей серию кастомизаций.

Для перехода была выбрана платформа Oracle E-Buisiness Suite R12. Сегодня она пронизывает множество бизнес-процессов компании: управление активами, закупками, складской и транспортной логистикой, составление бухгалтерской, налоговой и финансовой отчетностей, расчет заработной платы, кадровое администрирование в полном объеме.

Владимир Савкин:
— Главной целью проекта была оптимизация ряда бизнес-процессов в сфере управления финансами, закупками, логистикой, HR. ERP-система, в которой мы работали раньше, была внедрена еще в 2004 году, а ее роллаут в регионах России проходил до середины 2007 года. В дальнейшем «ВымпелКом» развивался, приобретал новые компании. В частности, в конце 2007 года компания объявила о слиянии с «Голден Телеком», вместе с которым к нам присоединились другие юрлица, включая «Корбину Телеком». Затем происходили миграции в работавшую у нас тогда единую учетную систему —11-ю версию Oracle E-Business Suite.

Со временем бизнес-процессы становились все сложнее, объем данных рос, продолжились юридические слияния с приобретенными компаниями. Кроме того, в нашей системе был сделан ряд сложных кастомизаций. Все эти факторы в совокупности привели к тому, что скорость изменений и гибкость решений стали снижаться. Вторая причина, подтолкнувшая нас к переходу, связана с тем, что появилась стабильная и поддерживаемая версия Oracle E-Business Suite R12.1.3, и на российском рынке уже было несколько примеров ее успешного внедрения.

CNews: Каковы были цели проекта, и какие задачи стояли перед интегратором?

Владимир Савкин:
— Нам, прежде всего, важно было оценить текущие бизнес-процессы и постараться их радикально упростить и оптимизировать. К тому же это помогало нам избавиться от накопленных в старой версии системы исторических данных. Параллельно мы хотели оптимизировать число кастомизаций, чтобы упростить систему с точки зрения поддержки и осуществления операционных процессов, таких как закрытие периода, расчет амортизации и других. Переход на стандартную функциональность действительно очень сильно упростил работу бизнес-пользователей системы.

Дмитрий Потапов:
— Можно сказать, что AT Consulting играл роль своего рода семейного доктора, который хорошо знает болезни каждого члена семьи. За годы работы у нас было немало проектов с «ВымпелКомом», а, потому, начиная внедрение, мы хорошо представляли особенности работы всех бизнес-подразделений телеком-оператора и знали все проблемные места. Мы выполняли не просто задачи ИТ-шников, которые, условно говоря, крутят гайки, но специалистов, которые могут посоветовать, как лучше изменить операционные процессы с учетом новых функциональных возможностей системы. К моменту, когда стартовал проект апгрейда, у нас было четкое видение того, как нужно менять процессы. Мы просто систематизировали все знания и предложения, которые накопились за время работы предыдущей версии.

CNews: Почему была выбрана платформа Oracle E-Business Suite R12?

Владимир Савкин:
— Oracle E-Business Suite отвечала всем бизнес-требованиям и на тот момент уже была проверена на рынке. К тому же к системе привыкли пользователи, что значит достаточно простую адаптацию к новой версии и плавный переходный период без ущерба для основных операций «ВымпелКома».

CNews: Почему для реализации проекта выбрали AT Consulting?

Владимир Савкин:
— Мы выбирали интегратора в рамках тендера на модернизацию и развитие Oracle E-Business Suite, опираясь на соотношение цены и качества.

CNews: Расскажите об основных этапах проекта: какие задачи были решены, кто в этом участвовал?

Владимир Савкин:
— Мы сразу решили подойти к процессу комплексно. Для начала мы упростили многие операции, затем изучили все текущие бизнес-процессы и определили, каким образом можем их оптимизировать и реализовать в новой версии системы. Мы обсуждали все это с нашими основными бизнес-заказчиками, включая коллег из дирекций финансов, логистики, HR, закупок, выясняя, как с их точки зрения лучше преобразовать и упростить процессы. В результате мы разработали фактически готовый список требований к будущей системе. Проект начался в апреле 2014 года и был рассчитан на 9 месяцев — в январе 2015 года мы должны были запустить систему. Причем запустить в один шаг, к началу финансового года.

Одним из самых сложных этапов проекта была миграция данных. Для минимизации рисков перехода было сделано несколько тестовых миграций. Финальная миграция началась в декабре 2014 года и закончилась в январе 2015 года — тогда мы запустили централизованно платежи, закупки и кадровый учет с расчетом зарплаты. Другой этап проекта был связан с запуском кастомизаций. Мы разделили все кастомизации на несколько частей в зависимости от того, насколько они важны, масштабны и сложны. Начали с самых трудоемких и значимых изменений. Последним этапом стал патронаж: мы буквально сидели рядом с пользователями, смотрели, как они работают, какие проблемы или вопросы у них возникают, и оперативно их решали. В течение нескольких месяцев мы итерационно закрывали несколько периодов совместно с пользователями, а также закрыли квартал, после чего было решено, что проект успешно завершен и можно переходить к обычному формату линейной поддержки и развития.

Дмитрий Потапов:
— До старта самого проекта прошел подготовительный этап работ, в рамках которого были обозначены контуры внедрения: перечислены все процессы, которые подлежат переносу, составлен реестр необходимых доработок и список объектов миграции.

В целом проект внедрялся по классической методологии Oracle, которая подразумевает 5 этапов: инициация (обсуждаются рамки проекта и выстраиваются механизмы управления им, создаются рабочие группы по направлениям и управляющий комитет проекта), дизайн, реализация, миграция и сопровождение. При этом важно понимать, что миграция – это очень большая работа, переход стартует фактически параллельно с дизайном и разработкой. Летом 2014 года мы собрали отдельную команду, отвечающую за процесс миграции, которая разработала программы переноса данных, выверочные отчеты.

От AT Consulting в проекте на пике участвовали около 70 человек: на 60% команда состояла из консультантов, а на 40% — из технических специалистов. Еще около 40 специалистов было из «ВымпелКома»: ключевые пользователи, сотрудники бизнес-подразделений. Они формулировали бизнес-требования и помогали в процессе тестирования, корректировали дизайн процессов, принимали решение о готовности системы к работе.

CNews: Насколько большой объем данных был загружен в OeBS R12 из OeBS 11i?

Владимир Савкин:
— Объем перенесенных данных был очень большим — около 200 миллионов транзакций. При этом мы переносили исторические данные HR в полном объеме, а по остальным направлениям брали только необходимое, другие данные остались в старой версии, которая по-прежнему работает и доступна в режиме чтения. Дмитрий Потапов: В общей сложности были автоматизированы более 70 крупных бизнес-процессов, перенесено 7 миллионов активов, порядка 100 объектов миграции (таблиц с миллионами записей). И это был не просто механический перенос, а выверка и обогащение перенесенных данных новыми аналитиками. Это очень масштабная задача, в которую были вовлечены не только мы, но и пользователи. При этом мы были жестко привязаны к срокам.

CNews: Расскажите подробнее, как был организован процесс тестирования?

Дмитрий Потапов:
— Мы провели 5 тестовых миграций. В рамках каждой тестовой миграции мы создавали чистые экземпляры системы и заливали в нее тестовые данные из 11-й версии Oracle. В первых двух этапах тестирования участвовали только наши сотрудники, а на трех последующих уже привлекали пользователей со стороны заказчика. Они запускали отчеты в старой и новой версиях системы и смотрели на получившиеся результаты. Плюс, в помощь пользователям у нас есть web-портал собственной разработки, где можно было посмотреть статус миграции и опуститься до детального перечня ошибок.

Что касается настройки процесса и разработки, то для этого у нас были организованы 5 сессий с пользователями. Применительно к Oracle есть такое понятие CRP (Conference Room Pilot) — создается «болванка» решения, куда заливаются тестовые данные, и можно посмотреть, как процесс будет происходить уже в рабочей версии системы. Один CRP у нас прошел в начале проекта, позже были еще четыре сессии приемочного тестирования. Получается, что активная работа с пользователями у нас началась вместе со стартом проекта.

Таким образом, тестовые миграции позволили нам выверить данные, а сессии — функциональность и процессы. Вся работа на 80% велась по методологии Oracle Unified Method, а на 20% основывалась на наших ноу-хау (таких как портал миграции), которые позволяют координировать работу большого количества участников в крупных проектах.

CNews: Какие особенности были у проекта?

Владимир Савкин:
— Во-первых, очень сжатые сроки. Все-таки внедрить такую систему за 9 месяцев — достаточно сложная задача. Во-вторых, мы запускались не последовательно, как это происходило при внедрении предыдущей версии, регион за регионом, а сразу разворачивали решение на всю Россию. Третья особенность была связана с тем, что мы накопили достаточно большой объем исторических данных, и много времени ушло на определение степени необходимости этой информации в новой системе.

Дмитрий Потапов:
— Во-первых, старту проекта предшествовал очень тщательный подготовительный период, который позволил уложиться в бюджет и сроки, которые были заявлены. Во-вторых, запуск новой версии ERP происходил одновременно с проектом fast close (сокращение сроков формирования отчетности). И, в-третьих, в рамках этого проекта была реализована миграция огромного массива данных, который происходил одновременно с запуском системы. На моей памяти это самая крупная единовременная миграция данных. По HR, например, мы переносили более 10 лет детальных данных.

CNews: Возникали ли какие-то сложности в ходе реализации проекта?

Дмитрий Потапов:
— Я бы слукавил, если бы сказал, что все прошло гладко на 100%. Несмотря на то, что компанию «ВымпелКом» мы знаем давно, и у нас большой опыт в части внедрения ERP-системы Oracle и ее апгрейда, на проекте такого масштаба в таких временных рамках сложностей не могло не быть. Реализованный нами «переезд» из Oracle в Oracle, по факту, был полноценным внедрением. Если говорить образно, то перенос данных из OeBS 11i в OeBS R12 в нашем случае был сравним с переносом данных из SAP или 1С в Oracle — в новой системе сильно поменялась структура данных, добавились многие управленческие аналитики.

Серьезной задачей стала миграция. Объем данных был очень большой — порядка 200 миллионов записей. Обеспечить автоматическую миграцию 100% данных в разумные сроки на таком объемы не представляется возможным. По каждому направлению совместно с пользователями было принято решение о допустимом проценте ошибок, это были десятые/сотые доли процентов от общего объема данных. При этом в каждом случае мы детально разбирали каждый тип ошибок и предлагали способ его исправления. То есть в промышленную миграцию мы входили с четким пониманием какое количество данных загрузится автоматически и что мы будем делать с исключениями. Но мы ни разу не сдвинули сроков подачи отчетности, ни разу не восстанавливали систему из backup — в целом все прошло гладко.

Также одной из сложностей было то, что параллельно с внедрением стартовал проект по сокращению сроков формирования отчетности, благодаря которому менеджмент компании смог получать данные о финансовых результатах на несколько дней раньше. В связи с одновременной реализацией сразу двух проектов, нам пришлось планировать более жесткие сроки. Запуск ERP-системы в начале 2015 года мы делали по тому графику, который предложил бизнес в рамках fast close проекта.

Было еще традиционное пересечение запуска ERP с задачей закрытия года – в январе 2015 года «ВымпелКом» закрывал 2014 финансовый год, а от нас требовалось параллельно запускать ERP-систему.

Еще один традиционно сложный момент в реализации ERP-проекта – это координация всех пользователей со стороны бизнеса. ERP-система пронизывает процессы всех подразделений: технического блока, закупщиков, логистов, финансовых специалистов, HR. Поэтому для нас главным вызовом было скоординировать участников между собой так, чтобы процесс, который начинается у закупщиков, не «рвался» на стороне финансистов и других подразделений. Но все вопросы можно решить, просто эффективно выстроив коммуникации.

CNews: Кто был куратором проекта в «ВымпелКоме» со стороны бизнеса?

Владимир Савкин:
— Были два бизнес-спонсора: наш CFO Николай Иванов и Наталья Альбрехт, HR-директор «ВымпелКома». Объективно говоря, без такой поддержки проект просто не запустился бы. Над проектом внедрения работала достаточно большая команда, в которую входили сотрудники ERP-департамента, бизнес-аналитики, администраторы, разработчики, тестировщики, бизнес-заказчики, ключевые пользователи, директоры, менеджеры со стороны бизнес-заказчиков и рядовые пользователи системы, которых мы периодически опрашивали, чтобы понимать, как удобнее для них организовать работу в новой версии.

CNews: Легко ли прошла адаптация пользователей?

Владимир Савкин:
— Настолько масштабных и значимых для всех направлений компании ИТ-проектов у нас давно не было, за исключением разве что успешного запуска «Личного кабинета» в 2013 году. Этот проект внедрения требовал вовлечения множества ресурсов, и даже не столько ИТ-специалистов, сколько бизнес-заказчиков. У нас достаточно хорошо выстроен институт ключевых пользователей. Мы знаем основные процессы, которым нужно уделять особое внимание. Большую роль здесь сыграла и хорошая подготовка. Платежи, расчет зарплаты и все основные функции, связанные с закупками, стартовали в один день в начале января, как и планировалось. Разумеется, были и трудности, в подобного рода проектах такого масштаба все гладко никогда не проходит. По сравнению с предыдущими аналогичными проектами, переход на R12 прошел максимально гладко. Главное, мы уложились и в сроки, и в бюджет.

CNews: Какую новую аналитику теперь получают бизнес-пользователи? Можно ли было собрать ее в старой системе?

Владимир Савкин:
— В российском учете мы расширили маску счета. Это, пожалуй, главное. В R12 есть такая функциональность — Subledger Accounting — которая позволяет делать параллельный учет. В предыдущей версии системы часть аналитики было практически невозможно собрать или это становилось очень трудоемким процессом.

CNews: Как организована поддержка системы, кто за нее отвечает?

Дмитрий Потапов:
— Проект завершился в январе 2015 года, но по факту еще до апреля мы осуществляли патронаж, своеобразную VIP-поддержку пользователей до момента сдачи «ВымпелКомом» финансовой отчетности за I квартал текущего года. В эти четыре месяца наши консультанты помогали выверять миграционные данные, иногда работали с пользователями в штаб-квартире «ВымпелКома» и даже устраивали тренинговую сессию для сотрудников в объединенном центре обслуживания в Ярославле.

Помимо этого, ведется обычная работа по поддержке системы. Есть первая линия поддержки, в которую поступают все запросы, касающиеся ИТ-систем компании-заказчика — за нее отвечают специалисты «ВымпелКома». Второй уровень поддержки, также состоящий из сотрудников «ВымпелКома», обеспечивает решение вопросов, касающихся функций ERP-системы — консультанты могут объяснить, как правильно завести данные, почему не сходится отчет и так далее. Если же выясняется, что проблема с данными или отчетом возникла из-за некорректной работы системы, то запрос отправляется на третий уровень поддержки, к нам. Мы являемся промежуточным звеном между службой поддержки «ВымпелКома» и поставщиком программного обеспечения и отвечаем на все технические вопросы о проблемах с системой.

CNews: Почему внедрение R12 было выгодно «ВымпелКому»? Каковы результаты проекта?

Владимир Савкин:
— Плюсы для нас есть как с точки зрения ИТ, так и с точки зрения бизнеса. Мы перешли на актуальную стабильно работающую версию Oracle E-Business Suite. Мы получили новые возможности, в том числе и технологические, и можем быстрее осуществлять некоторые операции. Мы освободились от части кастомизаций, упростив работу техподдержки. Мы упростили ряд бизнес-процессов, добавили новую функциональность, и это ускорило работу многих пользователей, повысило их эффективность. Например, реорганизация компании, расчет амортизации происходят быстрее, время закрытие отчетного периода сократилось на 30%, появился параллельный учет в книгах RAP и международной отчетности, оптимизированы казначейские операции. Простой пример. В мае этого года в новой 12-й версии системы мы провели серьезное изменение в региональной структуре управления: с целью повышения бизнес-эффективности у нас был упразднен Центральный регион, филиалы перераспределились по другим региональным управлениям. Сделали мы это всего за несколько дней простыми настройками в системе. Если бы все то же пришлось делать в 11-й версии, то нам потребовалась бы достаточно серьезная и, как следствие, дорогая кастомизация. В дальнейшем мы будем раскрывать и использовать новые возможности системы, чтобы максимально оптимизировать процессы, упрощая их, делая быстрее и эффективнее.

Отзывы

Сбербанк

Виктор Орловский, член правления, старший вице-президент ОАО «Сбербанк России»

Мне нравится работать с AT Consulting в первую очередь потому, что эксперты компании нацелены на получение требуемого результата, не останавливаются перед трудностями, ищут новые решения и, как следствие, растут профессионально.

Отзывы

Сбербанк

Виктор Орловский, член правления, старший вице-президент ОАО «Сбербанк России»

Мне нравится работать с AT Consulting в первую очередь потому, что эксперты компании нацелены на получение требуемого результата, не останавливаются перед трудностями, ищут новые решения и, как следствие, растут профессионально.

Представительства