Анастасия Михалицина — Старший PR-менеджер
тел.: +7 (495) 748-05-75 | доб. 3053
E-mail: amikhalitsina@at-consulting.ru


AT Consulting – как прожить кризисный год без потерь

7 декабря 2015 , Национальный банковский журнал

Электронный документооборот поможет сэкономить время

8 декабря 2015 , Finam.info

Татьяна Миляева, заместитель директора практик ECM, рассказала, как руководителю сократить временные затраты, используя системы электронного документооборота.

_______

Время — один из самых ценных и не возобновляемых ресурсов любого человека. Справедливо это и для руководителя бизнеса. Сокращение временных затрат при использовании систем электронного документооборота (СЭД) позволяет топ-менеджерам более оперативно решать рабочие вопросы на основании достоверных данных.

Для маленькой компании обработка и хранение документов в бумажном виде не составляет проблемы. Все документы, условно говоря, помещаются в один шкаф, и работа с ними не требует много времени. Но когда компания начинает расти, и одного шкафа становится недостаточно, организация документооборота приобретает совсем другое значение.

Электронный документооборот позволяет обрабатывать документы своевременно и оперативно. Больше не надо носить бумаги из кабинета в кабинет для согласования и подписания. Достаточно завести документ в систему, и он автоматически будет направлен нужным людям без задержки по времени и привязки к рабочему месту исполнителя или согласующего.

Системы электронного документооборота существуют на ИТ-рынке уже много лет и давно зарекомендовали себя не только как инструмент решения сугубо канцелярских задач (регистрация корреспонденции, приказов и распоряжений). Современные СЭД призваны повысить эффективность бизнеса с помощью контроля исполнительской дисциплины, сокращения временных издержек, обеспечения прозрачности бизнес-процессов. Сегодня СЭД автоматизируют все процессы обработки любых документов, будь то договор, закупка, счет-фактура или проектная документация.

На старте любого ИТ-проекта компания старается оценить его экономическую эффективность. Рассчитать в денежном эквиваленте этот показатель для системы электронного документооборота можно, но сложно, и информация не будет достаточно наглядной. По моему опыту, возврат инвестиций после внедрения начинается через год-два после завершения проекта.

Основная экономия для компании, которая решилась на внедрение СЭД, происходит за счет сокращения сроков работы с документами, а также сокращения издержек на передачу бумажных экземпляров. С одной стороны, СЭД — это больше расходная часть бюджета. Она требует затрат, но в явном виде денег не приносит, как и любая другая обслуживающая система. Однако чем лучше она организована, тем больше времени и сил остается на решение основных бизнес-задач, непосредственно приносящих прибыль.

Для того чтобы проект был успешен для конкретной компании, необходимо заранее определить цели и перечень задач, которые нужно решить в области организации документооборота. Не менее важно сформировать проектную команду, которой вы доверяете. Любую задачу должны решать профессионалы, тем более если речь идет о внедрении системы электронного документооборота. А собрать внутри компании команду профессионалов по СЭД и сложно, и дорого.

Я считаю, что в этом случае правильным шагом будет привлечение специалистов на аутсорсинге. Заказчик платит деньги, а потому имеет конкретную мотивацию и заинтересованность в том, чтобы качественно и в срок выполнить свою часть работы. И я бы сказала, что к сторонним исполнителям предъявляются более серьезные требования, чем к внутренним ИТ-специалистам. В конечном счете, все это положительно влияет на результат внедрения ИТ-решения.

В заключение надо отметить, что для того чтобы механизм электронного документооборота заработал в полную силу, после окончания всех технических работ важно сформировать команду ключевых пользователей и поддержки внутри компании, которые смогут примирить сотрудников с новой реальностью и покажут им новые возможности. Ведь результат — сэкономленное время и средства — однозначно стоит всех этих трудозатрат.

Отзывы

Сбербанк

Виктор Орловский, член правления, старший вице-президент ОАО «Сбербанк России»

Мне нравится работать с AT Consulting в первую очередь потому, что эксперты компании нацелены на получение требуемого результата, не останавливаются перед трудностями, ищут новые решения и, как следствие, растут профессионально.

Отзывы

SAS

Валерий Панкратов, генеральный директор SAS Россия/СНГ

За время сотрудничества с AT Consulting у нас сложилось мнение о компании, как об исключительно надежном бизнес-партнере, у которого не было ни одного неуспешного проекта.

Представительства