Татьяна Миляева, заместитель директора практик ECM, рассказала, как руководителю сократить временные затраты, используя системы электронного документооборота.

_______

Время — один из самых ценных и не возобновляемых ресурсов любого человека. Справедливо это и для руководителя бизнеса. Сокращение временных затрат при использовании систем электронного документооборота (СЭД) позволяет топ-менеджерам более оперативно решать рабочие вопросы на основании достоверных данных.

Для маленькой компании обработка и хранение документов в бумажном виде не составляет проблемы. Все документы, условно говоря, помещаются в один шкаф, и работа с ними не требует много времени. Но когда компания начинает расти, и одного шкафа становится недостаточно, организация документооборота приобретает совсем другое значение.

Электронный документооборот позволяет обрабатывать документы своевременно и оперативно. Больше не надо носить бумаги из кабинета в кабинет для согласования и подписания. Достаточно завести документ в систему, и он автоматически будет направлен нужным людям без задержки по времени и привязки к рабочему месту исполнителя или согласующего.

Системы электронного документооборота существуют на ИТ-рынке уже много лет и давно зарекомендовали себя не только как инструмент решения сугубо канцелярских задач (регистрация корреспонденции, приказов и распоряжений). Современные СЭД призваны повысить эффективность бизнеса с помощью контроля исполнительской дисциплины, сокращения временных издержек, обеспечения прозрачности бизнес-процессов. Сегодня СЭД автоматизируют все процессы обработки любых документов, будь то договор, закупка, счет-фактура или проектная документация.

На старте любого ИТ-проекта компания старается оценить его экономическую эффективность. Рассчитать в денежном эквиваленте этот показатель для системы электронного документооборота можно, но сложно, и информация не будет достаточно наглядной. По моему опыту, возврат инвестиций после внедрения начинается через год-два после завершения проекта.

Основная экономия для компании, которая решилась на внедрение СЭД, происходит за счет сокращения сроков работы с документами, а также сокращения издержек на передачу бумажных экземпляров. С одной стороны, СЭД — это больше расходная часть бюджета. Она требует затрат, но в явном виде денег не приносит, как и любая другая обслуживающая система. Однако чем лучше она организована, тем больше времени и сил остается на решение основных бизнес-задач, непосредственно приносящих прибыль.

Для того чтобы проект был успешен для конкретной компании, необходимо заранее определить цели и перечень задач, которые нужно решить в области организации документооборота. Не менее важно сформировать проектную команду, которой вы доверяете. Любую задачу должны решать профессионалы, тем более если речь идет о внедрении системы электронного документооборота. А собрать внутри компании команду профессионалов по СЭД и сложно, и дорого.

Я считаю, что в этом случае правильным шагом будет привлечение специалистов на аутсорсинге. Заказчик платит деньги, а потому имеет конкретную мотивацию и заинтересованность в том, чтобы качественно и в срок выполнить свою часть работы. И я бы сказала, что к сторонним исполнителям предъявляются более серьезные требования, чем к внутренним ИТ-специалистам. В конечном счете, все это положительно влияет на результат внедрения ИТ-решения.

В заключение надо отметить, что для того чтобы механизм электронного документооборота заработал в полную силу, после окончания всех технических работ важно сформировать команду ключевых пользователей и поддержки внутри компании, которые смогут примирить сотрудников с новой реальностью и покажут им новые возможности. Ведь результат — сэкономленное время и средства — однозначно стоит всех этих трудозатрат.