Автоматизация процесса бюджетирования позволяет сделать максимально прозрачными ключевые финансовые показатели всех процессов компании, а ошибки, связанные с человеческим фактором, свести к минимуму. Статья директора практики CPM компании AT Consulting Юлии Захаровой.

_______

Вмешательство современных информационных технологий в бизнес-процессы стало привычным делом — невозможно представить себе организацию без наличия учетной системы, клиентоориентированные компании используют CRM-системы, при этом все заботятся о наличии инструментов, обеспечивающих безопасность данных 24/7, передовые — думают или уже используют облака. В финансовом управлении тоже есть место технологиям: для контроля эффективности работы предприятия существуют специализированные CPM-системы (от англ. corporate performance management).

CPM строится на четырех основных процессах: моделирование стратегии, планирование, бюджетирование и контроль прибыльности предприятия. Вместе они позволяют добиться поставленных топ-менеджерами целей, определить эффективность каждого подразделения и вида деятельности и, в конечном счете, получить прогноз развития компании. Проще говоря, от того, насколько хорошо организованы процессы и какую пользу они приносят, зависит успех бизнеса.

Традиционно финансисты используют для этих целей MS Excel, но нельзя с уверенностью сказать, что стандартная программа Microsoft справляется с этой задачей на «отлично». Например, при попытке собрать детальные данные со всех подразделений, а затем на основании этой информации сформировать консолидированный бюджет, при этом учесть все корректировки — то, что называется сформировать single source of truth — легко могут возникнуть сложности, особенно, если речь идет о крупном бизнесе. Наличие такой проблемы — первый тревожный звоночек, который говорит, что существующей методологии требуется перезагрузка. Автоматизированная CPM-система может стать в таком случае надежным помощником.

Автоматизация процесса бюджетирования позволяет сделать максимально прозрачными ключевые финансовые показатели всех процессов компании, а ошибки, связанные с человеческим фактором, свести к минимуму. И самое главное достоинство CPM-систем — экономия времени при проведении итоговых и промежуточных расчетов — то, на что раньше уходили месяцы, можно будет сделать за неделю. Главным образом, это становится возможным за счет внедрения единых шаблонов сбора данных, благодаря чему упрощается система ввода данных и повышается их качество.

Кроме этого, следует сказать об изменении уровня детализации. Автоматизированные системы открывают новые возможности для анализа текущей ситуации относительно разных параметров, например, категорий товаров/услуг в ритейле. Такой анализ позволяет бизнесу владеть полным объемом информации о своих сильных и слабых сторонах, а значит быть полностью готовым ко всем рыночным форс-мажорам.

Еще один важный момент, на который нужно обратить внимание — степень вовлеченности сотрудников в процесс формирования бюджета. Упрощенная система ввода и сбора данных позволяет каждому руководителю или ответственному менеджеру получить доступ к необходимым цифрам и понять, каково их влияние на бюджет. Таким образом, он перестает быть чем-то абстрактным и приобретает конкретные формы, что формирует личную ответственность сотрудников.

Очевидно, что по достоинству оценить плюсы автоматизации можно, лишь внедрив ее. Как показывает практика, многие компании не решаются на этот шаг по двум причинам. Первая и самая распространенная — это привычка. Сложно отказаться от проверенной годами методологии и средства, где тебе знакома каждая таблица с данными. Но не стоит этого бояться: интерфейсы современных CPM-систем сейчас выглядят практически так же, как и электронные таблицы Excel. К тому же, вендоры всегда проводят демонстрацию системы для ключевых пользователей и объясняют основные принципы работы с ней. Вторая причина — отсутствие четкого плана внедрения. Сложно начать преобразования, если у вас нет представления об очередности необходимых действий. Нельзя проводить автоматизацию ради самой автоматизации, необходимо понимать, что вы хотите получить в результате. Несоблюдение этого простейшего правила может сильно затянуть процесс, превратив его в «вечный ремонт».

Самое важное, что необходимо сделать, прежде чем внедрять CPM-систему — это понять, как компания собирается развиваться в ближайший n-промежуток лет. Это позволит определить ключевые требования к процессу бюджетирования, которые станут основой проекта по автоматизации. После этого нужно отметить слабые стороны бизнеса, определить, что в текущей методологии мешает эффективной работе, нужно ли менять ее полностью или акцентировать внимание только на каких-то элементах. Понимание этих деталей поможет не только объяснить вендору требования к конечному продукту, но и рассчитать сроки внедрения (в среднем — шесть месяцев). В остальном все стандартно: определение сметы (расходы на закупку систем и оборудования, затраты на свой персонал и внешних подрядчиков) и ее согласование.

В целом, переход не автоматизированную систему бюджетирования не так страшен, вы получите от внедрения решения гораздо больше пользы, чем временных неудобств. Если компания хочет занимать лидирующее место в своем сегменте на рынке и принимать эффективные управленческие решения, автоматизация — это именно то, о чем стоит задуматься в ближайшее время.