Коронакризис стал для многих российских компаний неожиданностью — работать удаленно целыми департаментами и даже офисами раньше никому не приходилось. Все шаги и решения были частью большого эксперимента, который каждый провел по-своему. Президент Лиги Цифровой Экономики и управляющий партнер AT Consulting Сергей Шилов поделился опытом перевода компании со штатом свыше 3700 сотрудников на удаленку – и адаптации к офисной жизни после окончания массовой самоизоляции.

_______

Лига Цифровой Экономики до удаленки

Практически каждый сотрудник до коронакризиса так или иначе тестировал формат удаленной работы, поэтому с базовыми принципами команда была знакома.

Еще до пандемии работа в компании строилась по смешанному формату, но все-таки большая часть сотрудников трудилась в офисе. При этом на федеральных проектах многие команды были территориально-распределенными — например, руководитель из московского офиса, тестировщики из Воронежа, аналитики из Новосибирска. Все они общались дистанционно, встречаясь в командировках в регионе заказчика. Это специфика работы в ИТ-компании, к которой мы давно адаптировались.

Переход в онлайн

Уже в начале марта мы понимали, что так или иначе нам придется уйти на самоизоляцию, поэтому начали переводить сотрудников поэтапно, чтобы избежать резкой нагрузки на ИТ-инфраструктуру, сисадминов и эмоционального выгорания — не каждый может так внезапно перестроиться.

На удаленку мы переходили постепенно, так как офисы Лиги расположены в разных частях страны — мы ориентировались на распоряжения региональных властей. Это помогло избежать многих ошибок: команды использовали опыт коллег, которые уже перешли на работу из дома, перенимали удачные идеи по самоорганизации и выстраиванию рабочих процессов. Кроме того, мы ориентировались на заказчиков, стараясь не допустить простоев из-за самоизоляции, часть вопросов по проектам приходилось решать «в поле», а не удаленно. Поскольку ИТ-компании в период пандемии отнесли к непрерывно действующим предприятиям, мы смогли сохранить нашу привычную бизнес-активность, пусть и с учетом новых условий.

Конечно, перевести 100% штата домой у нас не вышло — небольшое число сотрудников бэк-офиса работали на местах посменно, чтобы поддерживать нормальный темп и качество бизнес-процессов. Постепенно за период самоизоляции нам удалось оцифровать часть традиционных офлайн-процессов, например, работу финансовых служб, и свести к минимуму присутствие сотрудников этих подразделений в офисе (до 8 человек в Москве и по 2–3 человека в региональных представительствах).

Как мы организовали работу

В Лиге Цифровой Экономики проектная команда — это самостоятельная единица. Сотрудники сами формируют правила совместной работы, а также подходы к организации комфортной среды и взаимодействию. При этом для всех работников мы подготовили рекомендации, которые позволили быстро адаптироваться к новым условиям.

Для обеспечения продуктивной работы и снятия эмоциональных барьеров мы регулярно проводили митапы по обмену опытом в части построения комфортного графика работы в домашних условиях, безопасности передачи данных, взаимодействия команды для решения совместных задач. На одной из таких встреч коллега предложил оригинальное решение проблемы с переключением с работы на домашние дела — он просто менял ноутбук, если нужно было отправить личные письма или посмотреть лекцию.

Внутренние статусы и созвоны с клиентами мы проводили в Zoom и Skype. Для управления и контроля рабочих задач многие команды продолжили использовать Jira и Trello — эти инструменты зарекомендовали себя еще до пандемии и самоизоляции.

Главные вызовы удаленной работы — отсутствие эмоционального контакта с коллегами и сложности с построением work-life balance, поэтому для себя мы выделили два приоритета:

1. Всегда «быть в эфире» — мы делились новостями компании и отдельных команд, записывали видеоблог, активизировались в социальных сетях, обменивались фотоотчетами домашних рабочих мест, устраивали челленджи. В мае я провел ежегодную конференцию в онлайн-формате, где поделился результатами за год, наметил планы на будущее и устроил честную прямую линию с сотрудниками, чтобы они смогли получить информацию из первых рук.

2. Помочь команде организовать досуг — мы проводили квизы, прямые эфиры, запустили дистанционные форматы обучения (электронную библиотеку, митапы).

Все это помогло сохранить общую дружественную атмосферу в коллективе, избежать эмоционального выгорания и потери продуктивности.

После удаленки

После снятия большей части ограничений Лига стала постепенно возвращаться к привычному формату: сотрудники начали наполнять офисы, снова появилась возможность согласовывать встречи с клиентами, проводить командировки. Часть коллег продолжает по желанию работать из дома или практиковать смешанный формат.

Региональные представительства возвращались к нормальной жизни постепенно — в конце мая вместе со снятием ограничений стали выходить в офисы сотрудники в Белгороде, Кирове, Ярославле, Курске. В начале июня к ним присоединились Астрахань и Таганрог. С этих городов мы начали восстанавливать привычную жизнь.

Первый день после самоизоляции в каждом офисе прошел под хештегом #сновавместе, который мы транслировали через персональные баблы и плакаты в общественных пространствах. Для поднятия командного духа и снятия эмоциональных переживаний мы делились позитивным опытом вернувшихся в офис коллег. Например, я в своем видеоблоге записал выпуск о моей жизни вне изоляции, чтобы показать, что мир за пределами квартиры совсем невраждебный — нужно только следовать всем рекомендациям.

На удаленке мы проводили опрос сотрудников о том, как самоизоляция повлияла на их личные привычки, самочувствие, общение с коллегами и продуктивность. Как оказалось, для большинства этот опыт был положительным — многие улучшили качество отношений с коллегами, стали больше времени уделять семье, оценили возможность работать в индивидуальных комфортных условиях и даже стали продуктивнее. Мы не планируем постоянно практиковать массовую удаленную работу, потому что не позволяет специфика бизнеса и масштабы проектов. С помощью опроса мы нашли несколько идей того, как можно улучшить офисную жизнь, чтобы сохранить «домашний» уровень комфорта.

Одна из таких инициатив — челлендж #ЛигаСпорта в социальных сетях, чтобы поддержать возвращение к активному образу жизни: оказалось, что у некоторых сотрудников во время самоизоляции снизилась мотивация заниматься спортом. Челлендж проходил в июле, и за это время участники челленджа сделали около 500 постов с хештегом, писали о своих новых спортивных достижениях и победах.

Период самоизоляции для Лиги Цифровой Экономики стал бесценным опытом. Мы смогли в кратчайшие сроки найти болевые точки бизнеса в этих условиях и понять, где время и средства расходуются нерационально, что можно автоматизировать — в первую очередь, это касалось рабочих встреч. Пожалуй, переговоры в Zoom — это главное приятное открытие карантина.

А с другой стороны, мы еще больше сплотились и поверили в наши силы и экспертизу, а также усовершенствовали работу в территориально-распределенных командах. Совсем неважно, где работает сотрудник — если в компании отлажены внутренние процессы, он будет эффективным.